Projectmanagement

Projectmanagement, van begrip naar resultaat

Het klinkt altijd zo logisch bij de start van het project. De rolverdeling is vastgelegd, het beoogde resultaat is bekend en de betrokkenen kunnen niet wachten om te starten. Vol enthousiasme wordt afgetrapt. Niemand twijfelt aan het succes dat over de afgesproken periode behaald gaat worden. Maar gaandeweg blijkt dat meningen sterk verschillen, dat niet alles mogelijk is en dat fouten gemaakt worden terwijl u alle moeite doet het overzicht te bewaren.

Laat het niet zover komen: schakel op voorhand een ICTZ-projectmanager in! Voor implementatie van HiX, migratie naar standaardcontent, koppelingenonderzoek en -advies, specifieke herimplementaties of dataconversies. ICTZ weet als geen ander wat hierbij komt kijken en neemt uw zorgen graag uit handen.

Waarom ICTZ? Omdat wij naast uitgebreide kennis van en ervaring met HiX zeer goed op de hoogte zijn van zorgprocessen en van de ontwikkelingen in de zorgbranche. Wij begrijpen wat nodig is om het afgesproken resultaat te behalen. Wie er betrokken moet worden en op welke momenten een ruimere blik nodig is. Ontstaat er toch een probleem, dan duiken wij samen met de inhoudsdeskundigen de diepte in om het waarom van het probleem te achterhalen en een oplossing te vinden. Sturen, vergaderen en rapporteren kunnen ICTZ-projectmanagers als iedere andere projectmanager. Maar die drang om uw project naar een hoger niveau te tillen gecombineerd met bewezen diepgaande HiX-kennis? Dát maakt het echte verschil. Dát maakt uw projecten succesvol.

Meer weten over Projectmanagement?

Programmamanagement

Programmamanagement, voor maximale ontzorging

Voor uw project geeft u het programmamanagement niet zomaar uit handen; u zoekt een gelijkwaardige gesprekspartner met de nodige kennis en ervaring die onder de regie van uw zorginstelling functioneert. Die vindt u bij ICTZ: wij zetten samen met uw zorgorganisatie een programma neer dat aansluit bij de cultuur van de organisatie én gericht is op het behalen van het projectresultaat. Met ICTZ haalt u voor het totale project de maximale ontzorging in huis. Een programmamanager van ICTZ is een HiX-kennisexpert die goed ingewerkt is in de projectmethode van ChipSoft, waardoor we een spin in het web kunnen zijn voor relevante spelers en voor leveranciers. Een kennisexpert die binnen de gestelde kaders blijft. Die mijlpalen in het project herkent en benoemt op stuurgroepniveau, waarbij de mogelijke risico’s niet onvermeld blijven. Ook als ze tussen de regels door genoemd worden. Wat doen onze programmamanagers niet? Hun mond houden. Want bovenal willen we een goede relatie opbouwen met uw zorginstelling. En zorgen voor een goede relatie tussen u en ChipSoft, net als wij die hebben. Stevige gesprekken over financiële parameters, budget en projectvoortgang gaan we dan ook niet uit de weg. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het project en het vereiste resultaat. Net als u dat doet.

Implementatie

Implementatie

Kiest u als zorginstelling voor ChipSoft HiX dan komt er veel op u af. De implementatie van HiX raakt namelijk vrijwel alle afdelingen en daarmee dus ook medewerkers binnen uw zorginstelling. Om dit in goede banen te leiden en alle verwachtingen te matchen met hetgeen gerealiseerd gaat worden, kunt u terugvallen op de brede ervaring van ICTZ welke opgedaan is bij vele HiX implementaties in de afgelopen jaren.

ICTZ is als geen andere partij in staat om u aan de hand mee te nemen gedurende alle fases van de HiX implementatie. Denk hierbij aan de voorbereiding, de implementatie, het testen, het opleiden, de livegang en alle mogelijke nazorg. De kennis en kunde die wij hierbij inbrengen varieert van strategisch adviserend tot en met operationeel uitvoerend, tot aan het ondersteunen van het HiX floorsupport team aan toe. Samen met u en uw collega’s zorgt ICTZ voor een succesvolle implementatie en een tevreden organisatie.

Projectleiding

Projectleiding, als resultaat belangrijker is dan methodiek

Een goede projectleider houdt het zorgproces goed in het vizier, slaat een brug tussen de werkvloer en het project, beheerst de voortgang en creëert draagvlak onder de toekomstige gebruikers. Met het oog op een snelle en foutloze registratie na livegang. De projecteider is dé man of vrouw van (een deel van) het project, waar iedereen met zijn of haar vragen terecht kan. Dat die vragen komen, is zeker: er is geen project zonder risico’s en onverwachte omstandigheden. Hoe zorgt u ervoor dat uw zorgorganisatie de datum van livegang haalt? Wat verwacht u van uw projectleiders? Ervaring met en kennis over de aan te sturen deelgebieden binnen het project; inspanning om het beoogde resultaat te bereiken. Een ICTZ-projectleider voldoet aan deze verwachtingen en leidt uw project met het volgende in gedachten: focus op het resultaat en neem je verantwoordelijkheid dit te bereiken. Stuur de werkgroep met respect aan. Stel je flexibel op, maar bewaak planning, scope en kosten zorgvuldig. Behartig als onafhankelijke partij de belangen van de zorginstelling. Communiceer en spar met alle partijen en haal de onderste steen zelf boven als dat nodig is. En dan gaat ICTZ nog een stap verder: heb hart voor de zaak! Probeer, met ál je relevante kennis van HiX, van ChipSoft, van projecten en methodieken het verschil te maken. Wees kritisch, maar verlies nooit de cultuur van de zorginstelling uit het oog. En bovenal, maak er een mooi project van, wees trots op je werk en heb er plezier in!

ICTZ Projectleider

Dimitri Del Tin, Projectleider.

Servers, firewalls, printers, HiX-projecten: het gaat uiteindelijk allemaal om mensen.

Conversie

Conversie

Het samenvoegen of migreren van data uit verschillende systemen naar HiX kan een ware uitdaging zijn. Of vice versa, van HiX naar een ander systeem. Formaten van velden kunnen verschillen, gelijke noemers hebben niet altijd gelijke inhoud en een veld kan een andere betekenis hebben dan verwacht. Een conversiespecialist is dan geen overbodige luxe. Heeft u al ervaring met HiX? Dan weet u hoe lastig een conversie kan zijn van patiëntgegevens, memo’s en financiële gegevens als DBC’s. Of u nu voor het eerst HiX gaat gebruiken of migreert naar een nieuwe versie; u stelt uzelf voor een flinke uitdaging. Maar dan wel eentje waar onze conversiespecialisten expert in zijn. Zij kennen alle tabellen en weten waar de inhoud in HiX gebruikt wordt. Ze kennen alle velden uit de standaardcontent en de toepassing ervan. Alle verplichte velden. Zelfs als de DBC’s in uw zorginstelling totaal anders zijn ingericht, de regelgeving een één-op-één conversie in de weg staat, hebben ICTZ-conversiespecialisten voldoende kennis en ervaring om de vertaalslag voor u te maken. Volgens de door ChipSoft afgegeven specificaties. Heeft u meer behoefte aan een projectleider dan aan een uitvoerende specialist? Dat kan ook. Onze conversiespecialisten zijn een gelijkwaardige gesprekspartner van ChipSoft die in de rol van projectleider het conversietraject voor u begeleiden. U hoeft zich geen zorgen te maken over het conversieplan, de (generieke) conversiescripts en doorlooptijden. Wij zorgen ervoor dat het goedkomt.

Consultant

Paul Groot, Senior Migratieconsultant.

Gegevens overzetten van het ene EPD naar het andere EPD? Geen probleem. Wij hebben voldoende kennis en ervaring om de vertaalslag te maken.

Migratie

Migratie

De ICT in de zorg staat niet stil. Ook in HiX worden de nodige wijzigingen aangebracht om op de toekomst van apps en portalen voorbereid te zijn. Met een grote impact voor de zorginstellingen, want het kan zomaar zijn dat u hierdoor in een migratieproject verzeild raakt. En dat waarschijnlijk niet voor het eerst. ICTZ heeft bij een vorige versie-wijziging van ChipSoft een groot aantal zorginstellingen begeleid bij de migratie. De daar opgedane kennis en ervaring zit inmiddels stevig verankerd in onze migratiespecialisten en projectleiders. ICTZ staat klaar voor de volgende generatie migraties!

Wat kunt u van ons verwachten? Een gedegen onderzoek om de toegevoegde waarde van de nieuwe versie te bepalen. Moet u snel over, of is uw organisatie erbij gebaat om de migratie op een later tijdstip uit te voeren? Het onderzoek bevat een inventarisatie van de wijzigingen en benodigde werkzaamheden, waarmee u de impact van de overgang voor uw organisatie kunt bepalen. Maar dat is niet het enige waar wij u mee kunnen ontzorgen. ICTZ heeft een hoog kennisniveau op ICT- en HiX-gebied en doet er alles aan om dat zo te houden. We volgen de ontwikkelingen in de zorg-ICT en de ministeriële plannen die de zorg en zorg-ICT raken. Daardoor zijn we in staat om uw zorgorganisatie niet alleen op de hoogte te stellen van wat zij krijgen in een nieuwe versie, maar ook wat zij mogen verwachten van een nieuwe versie. Zodat uw zorginstelling niet alleen een up-to-date systeem heeft, maar dit ook tot op het scherpst van de snede inzet.

Consultant

Robin van der Schaft, Technisch Consultant.

Bij een migratie zijn wij een belangrijke schakel tussen de leverancier en de afdelingen van de zorginstellingen. Het voelt goed om samen een bijdrage te leveren aan de verbetering van het zorgproces.

Procesoptimalisatie

Healthcare Process Intelligence, hoe je afwijkingen gebruikt voor het verbeteren van werkprocessen.

Staat een werkproces eenmaal op papier dan heeft u hier veel gemak van: iedere medewerker kan zien hoe en in welke volgorde taken uitgevoerd worden en volgt – idealiter – het juiste proces. Althans, als het werkproces klopt! Want loopt het werkproces (nog steeds) zoals toen bedacht en beschreven? Is het overeenkomstig ingericht in HiX? Zijn er knelpunten aanwezig en zo ja, waar en hoe vaak komen ze voor? Interessante informatie waarmee u zonder twijfel uw processen op een aantal punten kunt verbeteren. Maar hoe verzamelt u al die informatie in een 24-uur draaiende zorginstelling met een drukbezet HiX-systeem? Laat het aan ons over! Wij voeren een quickscan voor u uit met de ICTZ Healthcare Process Intelligence. Het toont hoe uw zorginformatiesysteem gebruikt wordt binnen uw zorginstelling. Het focust op de afwijkende werkprocessen en zorgt er met datamining voor dat uw streven naar procesverbetering een succes wordt.

U hoeft zich geen zorgen te maken dat deze vorm van dienstverlening een groot beslag legt op uw zorginstelling. Waar traditionele procesanalyses via interviews en workshops momentopnames verzamelen – arbeidsintensief! – , gebruikt ICTZ met het Healthcare Process Intelligence de gegevens uit het zorginformatiesysteem. Met als voordeel dat het proces over een langere periode én structureel onderzocht wordt. Met als resultaat een snellere waarneming van afwijkingen en, vanzelfsprekend, sneller ingrijpen. Het liefst proactief!

Hoe gaat dit nu allemaal in zijn werk? ICTZ voert een quickscan uit om de grootste knelpunten en afwijkingen zichtbaar te maken. Is snelle actie noodzakelijk? Dan kan dat: het rapport van de quickscan is dé basis om met procesoptimalisatie aan de slag te gaan. Wij staan tot uw dienst!

Iris Beerepoot, onderzoeker bij ICTZ en gastonderzoeker bij Universiteit Utrecht.

Stappenplan quickscan

1

Doelen stellen:

Bepalen van de scope van de quickscan

2

Data prepareren:

Kopiëren, anonimiseren en geschikt maken van de data voor het beantwoorden van de vraagstukken

3

Visualiseren:

In kaart brengen van de processen in de vorm van procesmodellen met bijbehorende frequenties en doorlooptijden

4

Bespreken:

Toelichten en bespreken van de initiële resultaten

5

Inzoomen:

Kiezen van elementen om verder op in te zoomen

6

Rapporteren:

Presenteren van eindrapport met concrete aanbevelingen voor verbeteringen

Olifantenpaadjes

Iris Beerepoot, onderzoeker bij ICTZ en gastonderzoeker bij Universiteit Utrecht.

Healthcare Process Intelligence maakt inzichtelijk hoe gebruiksprocessen lopen en waar de knelpunten zitten.

Testen

Testen, resultaten van betekenis

Elk systeem moet getest worden. Niet één keer, maar na iedere wijziging opnieuw volgens een vaste procedure. Functioneel en technisch. Een opdracht die niet iedereen zomaar kan aansturen vanwege de benodigde kennis van en inzicht in HiX. Waar niet altijd voldoende tijd voor is. Een opdracht die zeer specialistisch is, maar vaak als extra taak wordt belegd. Waar vindt u de juiste mensen? U vindt deze specialisten bij ICTZ! Onze testconsultants combineren de proceskennis van HiX probleemloos met inhoudelijke kennis van HiX en geven u een impactanalyse waar u iets aan heeft. Zij gebruiken de juiste testtools en beschikken over ruime ervaring opgedaan bij diverse HiX-inrichtingen. Zij faciliteren en motiveren uw medewerkers om te testen vanuit verschillende organisatierollen met een onafhankelijke blik. Daarna geven zij, vanuit hun zorg- of ICT-achtergrond, de juiste betekenis aan de resultaten. Een betekenis waar u verder mee kunt! Testresultaten op basis van een geringe kennis van HiX of het proces zijn hiermee verleden tijd. Met onze testconsultants test u relevante content, hotfixen, koppelingen en deelsysteemconnecties eenduidig, gecontroleerd en navolgbaar. Daar kunt van op aan!

betrokkenheidVIPP 5

De volgende stap…

VIPP 5 is de nieuwe regeling voor medisch specialistische zorg waarbij stappen worden gezet naar de realisatie van medische gegevensuitwisseling tussen instellingen onderling én tussen instellingen en de patiënt via een PGO (Persoonlijke GezondheidsOmgeving). Een complex traject, waarbij ICTZ kan ondersteunen en adviseren. Onze ervaren projectmanagers en consultants hebben veel kennis opgedaan bij voorgaande VIPP-regelingen en hebben diverse zorginstellingen begeleid naar een succesvolle realisatie.

ICTZ kan u in dit traject ondersteunen en samen met u ervoor zorgen dat de gestelde normen en doelen gerealiseerd worden. En niet te vergeten de extra subsidie die u kunt ontvangen als Module 1 versneld gerealiseerd wordt. Wilt u weten of dit haalbaar is voor uw organisatie? Wij voeren graag een nulmeting inclusief haalbaarheidsonderzoek voor u uit. Daarnaast werken wij nauw samen met onze partner Open HealthHub. Zij bieden een volledig ontzorgende oplossing aan in de vorm van een ‘DVZA-as a service‘.

Video: uitleg over VIPP5. Bron: www.vipp-programma.nl

We zetten de belangrijkste informatie omtrent VIPP 5 voor u op een rij:

Wat is VIPP 5?
VIPP 5 is een subsidieprogramma die uitwisseling van medische gegevens tussen instellingen onderling en uitwisseling van medische gegevens met de PGO van de patiënt stimuleert.

Subsidieaanvraag
De aanvraag tot subsidieverlening kan worden ingediend tot en met 30 april 2020 (dit is verlengd naar 31 oktober 2020).

Heeft u vragen of wilt u verder in gesprek met ons? Neem dan contact met ons of bel ons op via telefoonnummer: 088 – 46 46 000.

 

Verschuiving deadlines VIPP5
Veel zorginstellingen zijn erg druk bezig om de uitdagingen van de coronacrisis het hoofd te bieden. De zorg voor de gezondheid van patiënten en professionals heeft hierbij prioriteit. Daarom is door Ministerie van VWS besloten de aanvraagtermijn van 30 april te verlengen naar 31 oktober 2020. Ook de deadlines van de modules zijn deels aangepast. Dit betekent dat uw zorginstelling wat extra tijd heeft om de aanvraag in te dienen. Meer informatie.

Modules
VIPP 5 bestaat uit 3 modules, waarbij module 1 en 3 verplicht zijn. Bovendien kan bij module 1 de keuze gemaakt worden om deze versneld te realiseren (inclusief hoger subsidiebedrag).

Module 1
De zorginstelling kan digitaal informatie aanleveren bij de patiënt via een PGO, volgens het MedMij-afsprakenstelsel. Dit is een verplichte module.

Deadline (versneld): 31 mei 2021
Nieuwe deadline (regulier): van 31 december 2021 verschoven naar 30 september 2022. 

VIPP 5 module 1

Module 2
De instelling kan digitaal gegevens uitwisselen naar het PGO van de patiënt conform het MedMij-afsprakenstelsel en de patiënt kan vanuit het PGO informatie terugzenden naar de instelling. Deze module is optioneel.

Nieuwe deadline: van 31 december 2022 verschoven naar 30 juni 2023. 

VIPP 5 module 2

Module 3
De instelling kan met een andere instelling de Basis Gegevensset Zorg (BgZ) en relevante correspondentie digitaal uitwisselen. Deze module is verplicht.

Nieuwe deadline: van 31 december 2022 verschoven naar 30 juni 2023. 

VIPP module 3

Subsidiebeschikking
Op aanvragen die uiterlijk 30 april 2020 zijn ingediend, wordt binnen 13 weken beschikt. Aanvragen die tussen 1 mei en 31 oktober 2020 worden ingediend ontvangen uiterlijk 13 weken na 31 oktober 2020 een beschikking.

Instellingen en subsidiebedragen
De instellingen die in aanmerkingen kunnen komen voor de subsidieregeling van VIPP 5 zijn als volgt:

  • Universitair Medisch Centra
  • Ziekenhuizen
  • Dialysecentra
  • Klinische revalidatiecentra
  • Radiotherapeutische centra
  • Epilepsie centra
  • Audiologische centra
  • Restcategorie: bestaat uit centra voor niet klinische revalidatie, categorale ziekenhuizen en zelfstandige behandelcentra.

Universitair Medisch Centra
Module 1 (regulier): € 225.000
Module 1 (versneld): 320.000
Module 2: 205.000
Module 3: 205.000

Ziekenhuizen
Module 1 (regulier): 190.000
Module 1 (versneld): 265.000
Module 2: 170.000
Module 3: 170.000

Bron: Staatcourant

Heeft u vragen of wilt u verder in gesprek met ons? Neem dan contact met ons of bel ons op via telefoonnummer: 088 – 46 46 000.

Fleur

Fleur Sjaarda, HiX Consultant.

Wij hebben veel kennis opgedaan bij voorgaande VIPP-regelingen en diverse zorginstellingen begeleid naar een succesvolle realisatie.

VideobellenVideobellen

Online videoconsult ‘Videobellen efficiënt inzetten in de zorg’

Om zorgverleners en kwetsbare mensen te beschermen tegen COVID-19 hebben veel zorginstellingen ervoor gekozen digitale zorg op afstand aan te bieden. Videobellen is hier een goed voorbeeld van. Om deze nieuwe werkwijze optimaal te kunnen inzetten, is het belangrijk dat videobellen geïntegreerd wordt in het elektronisch patiëntendossier (EPD). Naast de technische kant is het succes van videobellen afhankelijk van de mensen die hiermee gaan werken. Zij moeten de voordelen en de toegevoegde waarde van videobellen inzien. De vraag is: hoe zorgt een zorginstelling ervoor dat videobellen positief wordt ontvangen en waarde toevoegt voor zowel de patiënten, de zorgverleners als de organisatie.

Wij begeleiden zorginstellingen om videobellen efficiënt in te zetten in de zorg. In ons stappenplan laten wij u zien hoe wij dit aanpakken. Onderstaand een voorbeeld van onze aanpak bij ‘Videobellen tussen een patiënt en een zorgverlener’.

Stap 1 ‘Visie’: waarom gaan we hiermee aan de slag?
Er is behoefte aan het geven van veilige en efficiënte zorg en het beperken van onnodige belasting bij patiënten. Een videoconsult met een patiënt kan voorzien in beide behoeftes. De reden om te gaan videobellen kan per zorgvraag en specialisme verschillen. We kijken welke technische inrichtingen hiervoor gebruikt kunnen worden.

Stap 2 ‘Belang’: wie heeft op welke manier profijt hiervan?
Bij deze stap wordt een inventarisatie gedaan van de doelgroepen en hun belang. Bijvoorbeeld: een (verpleegkundig) specialist wil met één klik het videoconsult kunnen starten, wil persoonlijk contact met de patiënt, wil de reactie van de patiënt zien tijdens het gesprek en wil de mogelijkheid hebben om gegevens te delen. Een patiënt wil gemakkelijk het videoconsult starten, bevindt zich in zijn/haar eigen vertrouwde omgeving en heeft geen reistijd naar de zorginstelling.

Stap 3 en 4 ‘Kennis & middelen’: met welke middelen gaan we de kennis vergroten?
(Poli-)medewerkers worden getraind in de techniek en kunnen als ‘videobutlers’ ingezet worden, zodat efficiënt gebruik gemaakt kan worden van bijvoorbeeld virtuele wachtkamers. (Verpleegkundig)specialisten krijgen uitleg over het gebruik en technisch support. Ook worden er afspraken gemaakt over het waarborgen van privacy. Patiënten worden (in samenspraak met de afdeling communicatie) geïnformeerd en hebben toegang tot een helpdesk.

Stap 5: ‘Competenties’: hoe zorgen we ervoor dat we dit blijven doen?
Na de implementatie van het videoconsult wordt het gebruik geëvalueerd en feedback gevraagd aan de patiënt en de zorgverlener. Vragen die gesteld worden zijn: voldoet de videoconsult aan de verwachtingen, wat kan nog verbeterd worden en hoe kunnen we dit vervolgens implementeren.

Stappenplan videobellenStappenplan: onze bewezen veranderaanpak gebaseerd op de PROSCI-methodiek.

Wat kunt u verwachten en wat levert het op?
In gemiddeld 7-8 werkdagen doorlopen wij bovenstaande stappen en leveren wij een bijdrage aan het op een efficiënte manier invoeren van een nieuwe werkwijze. Het levert u het volgende op:
• Efficiencyslag rondom processen en polibezetting in huidige situatie;
• Verhoogde patiënttevredenheid (patiënten hoeven niet onnodig naar het ziekenhuis);
• Optimale support van patiënt en medewerkers.

Heeft u vragen of wilt u verder in gesprek met ons? Neem dan contact met ons of bel ons op via telefoonnummer: 088 – 46 46 000.

Wellicht vindt u dit ook interessant?

  • Deventer Ziekenhuis – HiX 6.2 standaard content
    Lees meer
  • Conversieproject Radiotherapiegroep: geen eenvoudige puzzel
    Lees meer

Meer weten over Projectmanagement?

Neem contact met ons op!