Structureel functioneel beheer op maat

“Het is voor Antonius Zorggroep (AZG) continue zoeken naar een goede balans tussen de borging van kennis bij eigen personeel en een goede ondersteuning van de organisatie tegen aanvaardbare kosten.”

 

Samenwerking ICTZ en Antonius Zorggroep (AZG)
Samen werken aan het functioneel beheer van de toekomst. Dat is de insteek van de samenwerking tussen ICTZ en AZG uit Sneek. AZG staat voor een aantal grote uitdagingen. Eén daarvan is de voorbereiding op de overgang naar HiX standaard content. Het is een intensief migratieproject en vraagt veel van de interne capaciteit van de afdeling Informatiemanagement, terwijl daarnaast het reguliere werk gewoon doorgaat. Dit vraagt om de juiste focus. Om capaciteit in te kunnen zetten ten behoeve van de lopende ICT projecten, wordt daarom een deel van de operationele zaken door ICTZ uitgevoerd. Op deze manier is de continuïteit gewaarborgd en worden projectwerkzaamheden minder verstoord.

Dagelijkse ondersteuning
Met een poule van ervaren HiX-consultants is ICTZ in februari gestart met een pilot waarin AZG dagelijks op afstand ondersteund wordt bij het functioneel beheer van HiX. ICTZ stelt vijf dagen per week HiX-consultants beschikbaar voor het afhandelen van incidenten, wijzigingen en gebruikersvragen. Goede ondersteuning op afstand vraagt ook om een investering in persoonlijk contact op locatie. Daarom is om de week een HiX-consultant bij AZG op de vestiging.

De eerste screening van een melding wordt uitgevoerd door een medewerker Informatiemanagement van het AZG. Na de eerste screening kan AZG de melding vanuit zijn eigen ticketsysteem doorzetten. Een HiX-consultant van ICTZ is vervolgens verantwoordelijk voor het afhandelen van de melding. De geïmplementeerde oplossing, dan wel het advies voor de nog te implementeren oplossing, wordt door de HiX-consultant geregistreerd in het ticketsysteem van AZG. Naast het doorzetten van meldingen kan AZG bij ICTZ terecht voor specifieke vragen over de werking van HiX. Door de beschikbaarheid van vijf dagen per week is ICTZ goed op de hoogte van wat zich afspeelt zowel bij informatiemanagement als in de organisatie. “ICTZ kijkt soms net even anders naar een vraag of probleem en dat helpt bij het vinden van de juiste oplossing”, aldus Tjeerd Draijer, adviseur Informatiemanagement van AZG.

Tjeerd Draijer, adviseur Informatiemanagement AZG

‘Helpdesk op afstand’
Tom Sterk, informatiemanager van AZG is tevreden over de samenwerking met ICTZ: “Door de beperkte bezetting binnen Informatiemanagement en de komende projecten HiX IC-PDMS en standaard content was er behoefte aan ondersteuning op het functioneel beheer HiX. Daarmee konden wij de medewerkers vrijspelen voor deze projecten. ICTZ had ons in de afgelopen periode al ondersteund op dit vlak. Een paar dagen per week was er een consultant op locatie voor de afhandeling van meldingen en het meedenken bij complexere vraagstukken. We zochten naar een vervolg waarbij we gebruik konden blijven maken van de expertise en inzet van ICTZ, maar dan voor de gehele werkweek en tegen lagere kosten. Dat heeft geleid tot het idee van een ‘helpdesk op afstand’ (oftewel ‘functioneel beheer op maat’). Omdat dit voor zowel ICTZ als AZG nieuw was, is besloten te beginnen met een pilot van 6 maanden. Gebruikers binnen onze organisatie zijn bekend gemaakt met het feit dat ICTZ meldingen afhandelt en zijn tevreden met de geboden oplossing.”

Tom Sterk, informatiemanager AZG

Persoonlijk advies
Maandelijks stuurt ICTZ een rapportage van de afgehandelde incidenten en/of wijzigingen. Marc van Aalten, product owner ‘functioneel beheer op maat’ bij ICTZ: “In de maandelijkse rapportages maken we de trends inzichtelijk. Op basis van deze trends, onze dagelijkse beschikbaarheid en onze kennis en ervaringen vanuit andere zorginstellingen, zijn we in staat om persoonlijk advies te verlenen aan AZG op het gebied van het beheren en inrichten van HiX. Een voorbeeld hiervan is het formuleren van aandachtspunten voor de migratie naar HiX standaard content.” In de maandelijkse evaluaties worden de ‘lessons learned’ van de afgelopen periode besproken en oplossingen bedacht voor de geconstateerde knelpunten. Zo zijn de rapportages aangepast en verbeterd en is de afstemming over het afhandelen van meldingen aangepast.

Toekomstplannen
Gedurende de pilot hebben beide partijen geconstateerd dat deze samenwerking meer kan bieden dan alleen de ondersteuning bij het functioneel beheer van HiX. Nu de pilot succesvol is afgerond, en is voortgezet in een dienstverlening voor langere tijd, zijn ICTZ en Antonius Zorggroep voornemens om nog meer te profiteren van elkaars expertise en ervaringen op het gebied van Zorg en ICT. De eerste ideeën over hoe AZG en ICTZ dit gaan vormgeven zijn al ter sprake gekomen. Het gezamenlijk organiseren van kennissessies gaat een vast onderdeel worden in de samenwerking. In deze kennissessies staat het delen van nieuwe ontwikkelingen rondom zorg en ICT centraal.

Alles staat bij ICTZ in het teken van het ‘ontzorgen’ van AZG. “We zijn er niet alleen om meldingen op te lossen, maar we ondersteunen AZG bij het goed laten aansluiten van HiX op de zorgprocessen én de verdere ontwikkeling van het elektronisch patiëntendossier. Ons doel is om een vast onderdeel te blijven van het functioneel beheerteam van AZG”, vervolgt Marc.

Marc van Aalten - HiX consultant
Marc van Aalten, HiX consultant ICTZ.

Tjeerd voegt hier aan toe: “Het is voor AZG continue zoeken naar een goede balans tussen de borging van kennis bij eigen personeel en een goede ondersteuning van de organisatie tegen aanvaardbare kosten. Gedurende de transitieperiode naar standaard content zijn we ontzettend blij met deze vorm van samenwerking. Dit geeft ons ook ruimte en flexibiliteit om functioneel beheer te transformeren naar een andere manier van invulling door standaard content.”

Benieuwd naar functioneel beheer op maat in de praktijk? Neem contact op met uw accountmanager of via info@ictz.nl.