Navigatie Link overslaanHome » Nieuws en Blog » ICTZ nieuws » Hoe weet je of een migratie van patiëntdata goed gegaan is?

Hoe weet je of een migratie van patiëntdata goed gegaan is?

donderdag 27 september 2018 - door Frans Jurjaanz (Business Consultant)

In de praktijk brengen migraties vaak spanning met zich mee. Want hoe weet je eigenlijk of het overzetten goed gegaan is? Zijn medicatiegegevens ook medicatiegegevens gebleven? Staan er in de nieuwe database net zoveel gegevens als in de oude database stonden? Zijn het er ineens meer of zelfs minder?

In vijf fases gegevens verhuizen

Bij de zorginstellingen voor wie ICTZ werkt, gaat het bij migraties doorgaans om een overstap naar (een nieuwe versie van) CS-HiX. Bij alle migratieprojecten is het proces is grofweg te verdelen in vijf fases:

  1. Extraheren
    Tijdens de eerste fase wordt onderzocht waar de benodigde data zich in de database bevindt en worden de gegevens uit de database gehaald.
     
  2. Mappen van de gegevens
    Er wordt gekeken wat de data precies betekent en volgens welke specificaties die aangeleverd moeten worden aan ChipSoft. Medicatie moet natuurlijk medicatie blijven, opnames moeten opnames blijven en allergieën moeten allergieën blijven.
     
  3. Aanleveren
    De data wordt op het afgesproken moment overgedragen aan ChipSoft. Vervolgens zorgt ChipSoft dat de gegevens in de nieuwe HiX-database komen te staan.
     
  4. Oplevering 
    ChipSoft levert de nieuwe database op aan de zorginstelling. Vanaf dat moment kan in principe gewerkt worden met CS-HiX in plaats van het oude zorginformatiesysteem.
     
  5. Controles 
    Tot slot moet er gecontroleerd worden of de migratie geslaagd en volledig is. Dit kan op twee manieren:
  • vergelijken van de gegevens in het bronsysteem en het nieuwe HiX;
  • tellen van het aantal overgezette gegevens.
     

Wat kunt u zelf doen om een migratie gecontroleerd en soepel te laten verlopen?

Voor het succesvol doorlopen van deze processtappen is technische én functionele kennis nodig van databases, het bronsysteem, HiX en het migratieproces. Technische kennis is nodig om de juiste data uit de database te halen en om de scripts te bouwen waarmee de data in de juiste vorm aangeleverd kan worden aan ChipSoft. Om te voorspellen waar de gegevens terecht komen is functionele kennis nodig, zodat er tijdig op geanticipeerd kan worden als het daar mis dreigt te gaan. Sta in ieder geval stil bij de volgende aandachtspunten:

  • Bepaal van te voren welke gegevens wel én welke niet overgezet hoeven te worden.

In de loop der tijd wordt wet- en regelgeving regelmatig aangepast, waardoor de manier van registreren ook verandert. Soms komen dezelfde gegevens meerdere keren voor en is het nodig deze uniek te maken door ze om te nummeren. Maar ook dubbele registraties of bijzonder oude gegevens zijn op voorhand al uit te sluiten van migratie. Zo wordt voorkomen dat vervuilde gegevens worden gemigreerd en er meer schijfruimte wordt ingenomen dan nodig was.

Vergeet niet om naast de medische gegevens en de stamgegevens ook aandacht te besteden aan de financiële gegevens. Een goed overzicht van facturatiegegevens en onderhandenwerk een must: de boekhouding moet per slot van rekening sluitend blijven.

  • Ga na welke gegevens gestructureerd overgebracht kunnen worden.

Een migratie valt of staat bij het gestructureerd overbrengen van de gegevens. Dat wil zeggen dat de informatie op dezelfde wijze in HiX moet terugkomen. Denk bijvoorbeeld aan afspraken die in de juiste agenda terechtkomen, zodat na livegang de poli's meteen kunnen draaien. Bij de meeste gegevens zal dit geen probleem zijn, al zijn er een paar uitzonderingen. Gegevens die niet gestructureerd gemigreerd kunnen worden, komen in tekst terug in een overzicht dat altijd raadpleegbaar is. Daarmee is de informatie nog steeds voorhanden, maar staat deze op een speciale plek onder elkaar. Het is prettig om daar vooraf al van op de hoogte te zijn.

  • Controleer na oplevering of gegevens correct en volledig zijn.

Natuurlijk is het essentieel dat medische informatie volledig en correct is. Daarom is het zaak nauwgezet te controleren of de gemigreerde gegevens goed zijn overgezet. Een van de manieren om te zien of gegevens nog kloppen is het uitvoeren van een spiegeltest. Vergelijk dan de gegevens in het bronsysteem met die in HiX om te zien of de gegevens nog steeds gelijk zijn. De volledigheid controleren kan door het doen van tellingen. Dezelfde hoeveelheid gegevens die uit het bronsysteem gehaald zijn, moeten ook weer in HiX terug zijn te vinden. Staan er minder of juist méér gegevens in HiX? Dan is dat reden voor onderzoek.

  • Denk vooraf goed na over wie de controles gaan uitvoeren.

Er zijn drie groepen die zeer geschikt zijn om dit soort controles uit te voeren.

  • Beheerders weten precies hoe het zorginformatiesysteem gebruikt wordt en welke registraties plaatsvinden.
  • Eindgebruikers weten hoe registratie tot stand komen en in de dagelijkse praktijk gebruikt worden. Zij moeten de gegevens makkelijk kunnen vinden, dus is het ook aan hen om te controleren of de migratie goed gegaan is.
  • De accountant is de derde controleur. Aan hem de taak om te bewijzen dat de migratie van de financiële gegevens volledig en juist is geweest.
     

Objectief tellingen uitvoeren met Abacus

Om dit soort controles zo objectief mogelijk te kunnen doen, heeft ICTZ Abacus ontwikkeld. Met deze tool kunt u zelf tellingen laten uitvoeren en controleren of de migratie volledig is. Het programma is speciaal ontwikkeld om migraties mee uit te voeren: Abacus slaat de benodigde scripts op, voert de aanlevering uit en kan kwalitatieve én kwantitatieve tellingen doen.

Ook bij updates wordt gemigreerd

De grootste migratieprojecten waarvoor al deze aandachtspunten relevant zijn, zijn natuurlijk die waarbij een zorginstelling van een niet-ChipSoft zorginformatiesysteem over gaat naar CS-HiX. Maar ook bij andere migraties, zoals bij het updaten van de versie, zijn controles belangrijk. Het is een manier om je er van te verzekeren dat medische en financiële gegevens betrouwbaar, volledig en correct zijn. Zo blijft medicatie ook daadwerkelijk medicatie.

Hulp nodig?

ICTZ heeft medewerkers die ervaring hebben met het uitvoeren en organiseren van een goede migratie. Zowel de technische migratie (extractie en aanlevering) als het organiseren van de controles en het betrekken van de accountant hebben we eerder voor zorginstellingen gedaan.

Voor meer informatie neemt u contact op met Frans Jurjaanz (f.jurjaanz@ictz.nl of 06-19427863).