Navigatie Link overslaanHome » Nieuws en Blog » ICTZ blogs » Wat heb je nodig voor een succesvol implementatietraject?

Wat heb je nodig voor een succesvol implementatietraject?

door Caspar Vegting - EZIS/HiX Consultant

Een overstap naar een nieuw zorginformatiesysteem (ZIS) kan bij eindgebruikers weerstand oproepen. Vaak betekent het dat er op een andere manier gewerkt moet gaan worden, taken op een nieuwe manier uitgevoerd gaan worden en er in sommige gevallen afscheid genomen wordt van oude, vertrouwde werkwijzen. Logisch dus dat niet iedereen een nieuw systeem met open armen ontvangt. Daarom de vraag: hoe zorg je voor draagvlak voor het nieuwe ZIS? Waar moet je op letten?

De juiste mensen op de juiste plek

Het kan een behoorlijke uitdaging zijn om eindgebruikers te overtuigen van de voordelen van het nieuwe systeem. In de voorbereidingsfase is het daarom belangrijk om de juiste mensen, met de juiste energie op de juiste positie in het traject te krijgen. Projectleiders en programmamanagers moeten duidelijk hebben wie een sleutelpositie hebben binnen de organisatie. Mensen met enthousiasme, creativiteit en de wil om ervoor te zorgen dat de juiste verantwoordelijkheden gedragen worden door de juiste mensen. Want zonder draagkracht geen draagvlak en geen geslaagde migratie.

Nieuwe werkprocessen zijn logisch

Een implementatietraject biedt ook de ruimte om de discussie aan te gaan over hoe werkprocessen nu verlopen. Zijn er handelingen die logischer kunnen? Moeten bevoegdheden anders verdeeld worden? Hebben de juiste mensen de juiste verantwoordelijkheden? Ook op deze manier bouw je aan de draagkracht van het nieuwe systeem. Immers, je neemt de tijd om te luisteren. De feedback die je krijgt gebruik je vervolgens om verbeteringen te maken.

Tijd voor extra begeleiding

Gelijktijdig moet gekeken worden naar welke gebruikers meer aandacht nodig hebben. Dat betekent in gesprek gaan met de eindgebruiker over de dagelijkse praktijk. ‘Vroeger kon ik ….’ En vervolgens samen met de eindgebruiker uitdenken wat er echt nodig is en hoe het beter kan.

Probeer er ook achter te komen of het alleen het nieuwe systeem is wat zorgt voor weerstand, of dat er meer speelt. Zo krijg je een beeld van welke problemen áchter de frustraties liggen en kun je ook daar mee aan de slag. Een intensief proces, maar op de lange termijn levert het zeker voordelen op.

Gebruikers begrijpen hun rol in het proces

Eindgebruikers hebben kennis nodig om de nieuwe manier van werken, registreren, communiceren te accepteren. Dus een gedegen opleiding net voor de livegang is essentieel. En tijdens de opleiding gaat het niet zozeer om de instructies die gegeven worden, maar om het waarom áchter de instructies. Vanuit welke logica werkt het nieuwe EPD? Wat voor rol speel jij als eindgebruiker in de gehele zorgketen? Hoe helpt de ICT jou daarbij?

Verandermanagement is key

Kortom: sta je in een implementatietraject stil bij de behoeften en wensen van de eindgebruikers, dan leg je de basis voor de draagkracht van werken met een nieuw ZIS. En werk je toe naar het gewenste resultaat: taken zijn effectief verdeeld, rollen zijn duidelijk, verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Eindgebruikers realiseren zich dat zij een onmisbare schakel in de zorgketen zijn en dat het nieuwe systeem er is om hen daarbij te helpen, niet tegenwerken. En dan is een implementatietraject geslaagd.

Geen ICTZ Blog meer missen?
Schrijf u in voor de ICTZ Nieuwsbrief