Vier vragen die u móét beantwoorden voordat u aan datamigratie begint

Hoe werkt een migratie ook alweer?

Feitelijk is de migratie slechts één stap in het gehele traject naar een nieuw zorginformatiesysteem. Maar het is wel de stap die de meeste voorbereiding kost. De migratie is onder te verdelen in vier stappen:

1. Staging: klaarzetten van de gegevens.
2. Conversie: omzetten van de gegevens naar het juiste formaat/type voor HiX.
3. Tellingen: controleren of de conversie goed is gegaan en de gegevens volledig zijn overgezet. Dit is ook de verantwoording voor de accountant.
4. Doorsturen: de gegevens worden doorgezet naar de aanleveromgeving, waarna ChipSoft zorgt dat de nieuwe gegevens in HiX terechtkomen.

Een goede voorbereiding…

Om te zorgen dat de juiste data op de juiste manier in het nieuwe systeem terechtkomt, zullen er voordat de gegevens klaargezet worden, al een aantal keuzes gemaakt en vragen beantwoord zijn. Waar je vooraf bij stil moet staan:

1. Hoe komt de planning eruit te zien?
Ons advies: neem ruim de tijd! De migratie start al ver voordat het nieuwe systeem wordt ingericht, want dat wil je namelijk doen met de gegevens uit het oude systeem. Daarom is het zaak tijdig te starten met de analyses en de keuzes die gemaakt moeten worden. Dan zorg je bovendien dat je in je planning de aanlevermomenten zo goed mogelijk kunt gebruiken, want extra aanleverrondes zijn immers duur!

2. Wat gaat over en wat niet?
Moet álle data eigenlijk wel overgezet worden naar het nieuwe systeem? Soms kunnen bepaalde gegevens geschoond worden, bijvoorbeeld registraties die ouder zijn dan 15 jaar. Bepaal vooraf welke data gemigreerd gaat worden en documenteer de beslissingen die je neemt.

3. Aan welke specificaties moet de data voldoen?
Gegevens worden in het bronsysteem dijkwijls anders opgeslagen dan in HiX. Daarom is het nodig deze gegevens om te zetten, oftewel converteren, naar de HiX-structuur. Onderzoek vooraf of en hoe de data hier aan voldoet. Moet je bijvoorbeeld eerst nog het databaseformaat aanpassen? Zijn er gegevens die gesplitst of samengevoegd moeten worden? Is losse tekst zo te migreren of moet deze eerst gestructureerd zijn?

4. Hoe ga ik straks het eindresultaat controleren?
Er moet natuurlijk absolute zekerheid bestaan dat álle gegevens die naar het nieuwe systeem moeten verhuizen, ook daadwerkelijk zijn aangekomen. Dit kun je op twee manieren controleren, bedenk vooraf welke methode je gebruikt:

• Het gezamenlijk opstellen van testen om te controleren of de gegevens op de juiste plaats in het nieuwe systeem staan.
• Het doen van objectieve controles, zoals tellingen, om zeker te zijn dat de data is overgezet. Hiervoor heeft ICTZ bijvoorbeeld een tool ontwikkeld waarmee in één oogopslag te zien is of het aantal gemigreerde items klopt.

Voor het hele migratieproces heeft ICTZ een framework ontwikkeld waarmee de data eenvoudig en gestructureerd aangeleverd kan worden. In dezelfde tool is het mogelijk om uitgebreide tellingen te doen om te controleren of de gegevens volledig zijn overgekomen. Ook de accountant kan hierin meekijken.

…is het halve werk

Pas dan is het eindelijk tijd voor de conversie zelf. Tijdens de conversie wordt de data aangepast en omgezet naar het juiste formaat, waarna het klaar is om aangeleverd te worden.

Kortom: voordat data in het nieuwe systeem staat, zijn er nogal wat vragen te beantwoorden en keuzes te maken. Maar net zoals bij elk ander project geldt, is een goede voorbereiding het halve werk. Dus begin vroeg en neem de tijd om alle stappen te doorlopen. Zo zorg je uiteindelijk voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem.

_____

Lees meer over Dataconversie en –migratie door ICTZ

Meer van dit soort artikelen lezen? Schrijf u in voor de ICTZ nieuwsbrief >>