Navigatie Link overslaanHome » Nieuws en Blog » ICTZ blogs » Hoe ziet de beheerorganisatie er uit na een standaard content livegang? | ICTZ Blog

Hoe ziet de beheerorganisatie er uit na een standaard content livegang?

dinsdag 28 augustus 2018 - door Maike Berkers - HiX Consultant

De overstap naar CS-HiX met standaard content heeft flinke impact op de rol en verantwoordelijkheden van een beheerorganisatie binnen een zorginstelling. Dit wordt soms onderschat, omdat niet iedereen zich ervan bewust is dat het zulke veranderingen met zich meebrengt. Hoe ziet een beheerorganisatie er in de nieuwe situatie uit? Wat moet er bijvoorbeeld in de voorbereidingsfase al gebeuren om deze overgang goed te laten verlopen?

Het is zo ver: het ziekenhuis besluit over te stappen naar standaard content HiX van ChipSoft. Kon je voorheen als beheerder exact inrichten wat de gebruiker vroeg, dan zal dat na de implementatie van de standaard veranderen. Dat betekent een andere invulling van de taken en verantwoordelijkheden van de beheerorganisatie.

‘Van beheerder naar adviseur’

Dit werd zichtbaar toen in Máxima Medisch Centrum (MMC) de overstap naar standaard content gemaakt werd. ‘De implementatie van standaard content heeft zeker invloed gehad op de beheerorganisatie binnen het MMC. Kort gezegd: de vrijheid voor beheerders is weg’, verduidelijkt Tecla Meekes, afdelingshoofd bij Zorginformatietechnologie (ZIT). 'Waar voorheen de meeste issues met techniek opgelost konden worden, moet de beheerder gebruikers nu eerst wegwijs maken in het systeem en advies geven. Technische aanpassingen zijn nog maar beperkt mogelijk.’ Nu, ruim een half jaar na de overgang, wordt er binnen het MMC nog gezocht naar de juiste manier om HiX te beheren.

‘Meer wegen naar Rome’

Een uitdaging voor ChipSoft, en daarmee een nadeel van het huidige HiX, zijn nog de mogelijkheden voor integraliteit. Tecla: ‘Er wordt binnen het systeem en op de werkvloer nog niet altijd voldoende rekening gehouden met het proces dat de patiënt doorloopt. Je merkt aan de inrichting van standaard content dat de verschillende dossiers en modules of de eigen (oude) werkwijzen leidend zijn in het denken voor de inrichting. De functioneel beheerder moet samen met de gebruiker deze integraliteit vinden door in (werk-) processen te denken en binnen de geboden mogelijkheden te kijken naar werkbare oplossingen.’

‘Minder variaties’

Tecla: ‘Natuurlijk heeft HiX ook zijn positieve kanten. Het is goed dat gebruikers een meer uniform werkproces doorlopen. Dat komt efficiënte en zorgvuldige patiëntenzorg ten goede. Het beheer ligt bovendien bij ChipSoft, zodat de persoonlijke en vakgroep specifieke variaties in de patiëntendossiers tot minder beheerwerkzaamheden op de eigen ICT-afdeling leiden. ChipSoft kan zo de mogelijkheden van ICT en techniek maximaal gebruiken voor het inrichten en beheren van een ZIS/EPD. Onze eigen functioneel beheerders gebruiken op hun beurt hun kennis van de dagelijkse praktijk, de processen en de techniek als basis van een zo goed mogelijk werkproces.’

Combinatierol

Duidelijk is dat de rollen binnen het beheerteam zullen veranderen als de overstap naar standaard content is gezet. Daar waar onderscheid gemaakt werd tussen een functioneel beheerder (FB) en functioneel applicatiebeheerder (FAB), zal dat nu een meer gecombineerde rol gaan worden. Beheerders hebben in sommige situaties scholing nodig om hun nieuwe rol te kunnen vervullen. Daarom zul je in de voorbereidingsfase al uitgebreid stil moeten staan bij hoe straks de rol- en taakverdeling is en hoe je omgaat met de mogelijkheden van standaard content.

‘In de aanloop naar de livegang heeft ICTZ geholpen om meer inzicht in de processen te krijgen en ondersteunde zij tijdens de implementatie en het beheer met een dispatchmanager en leden van oplosteams. Ook werd het afdelingshoofd intensief ondersteund door een adviseur van ICTZ bij het samenstellen van het nieuwe beheerteam’, sluit Tecla af.

Tips

  • Zorg voor een goede taakverdeling in de periode na livegang. Er zullen veel incidenten binnenkomen, waarvan een aantal direct opgepakt moeten worden. Een dispatchmanager zorgt bijvoorbeeld voor een goede prioritering, waarna een beheerder met de oplossing aan de slag gaat.
  • Maak afspraken over wat wel en wat niet ingericht mag worden. Blijven we zo dicht mogelijk bij de standaard content? Of zijn er toch afdelingen of werkprocessen die een afwijkende inrichting nodig hebben? Indien er geen duidelijk beleid is binnen de beheerorganisatie, zullen incidenten zich opstapelen en gaat de doorlooptijd omhoog. Dit komt natuurlijk de klanttevredenheid niet ten goede.
  • Stel een wijzigingscommissie aan voor het maken van ziekenhuisbrede keuzes, zodat er consistent gewerkt wordt. Bijvoorbeeld over het aanvragen en verzenden van brieven: mag elke afdeling zoveel brieven aanmaken als men wil?
  • Testen vraagt in deze nieuwe situatie ook meer tijd van de beheerders. Werkt de hotfix naar behoren? Kan de eindgebruiker op de gewenste manier zijn of haar werkproces doorlopen? Maak vooraf goede afspraken over hoe het testproces eruit gaat zien.

____________________________
Geen artikelen missen? Elke maand het overzicht van de nieuwste artikelen in uw inbox met de ICTZ Nieuwsbrief. Nu inschrijven >>