Navigatie Link overslaanHome » Nieuws en Blog » ICTZ blogs » Blog: Waarom afwijken van de afgesproken werkwijze niet per se erg is

Blog: Waarom afwijken van de afgesproken werkwijze niet per se erg is

woensdag 20 september 2017 - door Iris Beerepoot - PhD Researcher

Het is eerder norm dan uitzondering in zorginstellingen: de voorgeschreven procedures worden in bepaalde gevallen niet gevolgd. Maar nauwkeurige analyse van deze workarounds rond het zorginformatiesysteem kan interessante informatie opleveren die gebruikt kan worden om processen, efficiëntie en patiëntvriendelijkheid te verbeteren. ICTZ deed onderzoek naar workarounds en kwam met een nieuwe methode om deze te analyseren en te beoordelen.

Waarom werken via een omweg?

Zorgprocessen zijn complex. Bevoegdheden zijn soms onduidelijk, bepaalde handelingen kunnen door meerdere personen worden uitgevoerd, verantwoordelijkheden liggen gecompliceerd en ook de processen zelf zijn voortdurend aan verandering onderhevig. Daarom is het een uitdaging om het zorginformatiesysteem (ZIS) zo goed mogelijk af stemmen op de behoeften van de gebruikers.

Dat maakt dat zorgverleners dikwijls niet werken volgens het voorgeschreven proces, maar via een omweg. Er zijn drie typen van deze workarounds:

  • Het overslaan van een activiteit in het proces;
  • Het uitvoeren van de activiteiten in een andere volgorde;
  • Het uitvoeren van een extra activiteit die niet in het voorgeschreven proces voorkomt.

Bron van feedback

Maar als je goed kijkt naar workarounds, dan vind je daar informatie over de behoeften van gebruikers en de tekortkomingen van het informatiesysteem. Je ziet hoe het systeem daadwerkelijk door gebruikers gebruikt wordt. En daarmee zijn workarounds een waardevolle bron van feedback van gebruikers en kansen om het systeem te verbeteren.

Een voorbeeld is het gebruik van de Computer on Wheels (COW). Een verpleegkundige geeft aan het niet prettig te vinden om naast het bed van de patiënt de gegevens in te voeren. Het is praktischer om het eerst op papier te zetten en daarna in alle rust in het ZIS te zetten. Dan kan hij of zij niet gestoord worden en hoeft er niet steeds opnieuw te worden ingelogd. En hoewel overtypen foutgevoelig is en strikt gezien dubbel werk is, ervaren de verpleegkundigen het als sneller.

Screenshots van workarounds

Iris Beerepoot van ICTZ ontwikkelde de Workaround Snapshot Benadering (WSB). Hiermee wordt als het ware een momentopname gemaakt van de omweg en het effect op factoren als kwaliteit, kosten en tijd in kaart gebracht. Daarnaast worden de mogelijke acties geïnventariseerd en beoordeeld. Dit stelt een teamhoofd in staat om een betere beslissing te nemen over hoe om te gaan met de workaround. Lees het onderzoek >>

Terug naar de COW: omdat de aanschaf van COWs een flinke investering was, is het zonde om deze zomaar aan de kant te zetten. Misschien zijn er mogelijkheden voor sneller inloggen? Kunnen ze vervangen worden door een handzame tablet? Aan de hand van de analyse kan er een weloverwogen besluit genomen worden of er actie ondernomen gaat worden en welke dat wordt.

Workarounds zijn niet te voorkomen

Tijdens het implementatietraject van een zorginformatiesysteem is niet te voorspellen wanneer workarounds tot stand zullen komen. Bovendien kunnen nieuwe omwegen in een later stadium ontstaan, doordat processen veranderen en nieuwe technologieën worden geïntroduceerd. Momenteel wordt onderzocht of een permanente monitoring van workarounds gerealiseerd kan worden en wat daarvan de toegevoegde waarde is.

Permanent analyseren?

Zorgprocessen zullen altijd complex zijn en het blijft een uitdaging om met behulp van het zorginformatiesysteem deze zo efficiënt mogelijk in te richten. Daarom is het analyseren van workarounds een doorlopend proces. Door te kiezen voor een methode die gemakkelijk inzicht geeft in de effecten en welke oplossing het beste zou werken, kun je toch je voordeel doen met workarounds.

Geen ICTZ Blog meer missen?
Schrijf u in voor de ICTZ Nieuwsbrief