Conversieproject Radiotherapiegroep: geen eenvoudige puzzel

ICTZ levert kennis, expertise en ontzorgt

Zelfstandig bestralingsinstituut Radiotherapiegroep koos in 2019 voor het zorginformatiesysteem/EPD HiX van leverancier ChipSoft. Specialisten van ICTZ begeleiden de conversie in het implementatietraject en houden de vinger aan de pols tijdens de verschillende fases in de uitvoering. Waarom kan het inschakelen van conversiespecialisten zo’n groot verschil maken? Boy Zwartjes, Luud Menten (Radiotherapiegroep) en Paul Groot (ICTZ) vertellen er meer over.

“Het overzetten van gegevens van het oude systeem naar het nieuwe EPD is veel werk. Ondersteuning door conversiespecialisten is echt van grote meerwaarde.” – Boy Zwartjes, Klinisch informaticus/Coördinator ICT

Tijd bleek schaars
Boy Zwartjes  en Luud Menten (Domeinleider ICT) ondervonden al vroeg in het project dat het verplaatsen van gegevens van de ene omgeving naar de andere geen eenvoudige opgave is. Professionele ondersteuning bij de conversie zou geen overbodige luxe zijn.” ICTZ werd benaderd en stapte bij aanleverronde 1.5 in.

Een kritische opdrachtnemer helpt
Boy en Luud zijn positief verrast door de gedegen aanpak van ICTZ. Boy: “ICTZ denkt goed mee en begeleiden ons goed in het implementatietraject.” Luud beaamt dit: “ICTZ keek heel kritisch naar de vraagstelling en gaf een duidelijke indicatie van de benodigde werkzaamheden. Er werd zorgvuldig beoordeeld welke ICTZ-conversiespecialisten de juiste kennis en het juiste ‘gewicht’ aan boord hadden. Ik heb meerdere grote projecten gedaan in het verleden, maar niet eerder heb ik meegemaakt dat een partner zo kritisch keek naar de vraag en de eigen expertise. Bijsturen is daarom nauwelijks nodig: ICTZ weet heel goed wat er moet gebeuren.”

De juiste kennis voor de juiste vertaalslag
Paul (Sr. Migratie Consultant ICTZ) voert de regie binnen het conversieproject en stuurt zijn ICTZ-collega’s aan. Paul: “Met hun uitgebreide HiX-kennis kunnen onze conversiespecialisten gegevens omzetten van HiX naar een ander systeem en omgekeerd. Wij weten precies waar de conversie aan moet voldoen. Ook voor het omzetten van 4000 tabellen naar 20 tabellen hebben wij voldoende kennis en ervaring in huis.” Paul en zijn collega’s ontlasten Luud en zijn team enorm. Luud: “De communicatie is duidelijk en transparant. Paul leeft mee en anticipeert op de vragen die kunnen ontstaan. Wanneer ik vragen heb, dan heeft Paul hier al over nagedacht. Dat zorgt voor een prettige, positieve samenwerking.”

Check, check, dubbelcheck geeft resultaat
Een conversieproject bestaat standaard uit vier aanleverrondes waarin alles wat er gebouwd wordt technisch wordt beoordeeld door ChipSoft en getest wordt door de zorginstelling (zie ook onze blog ‘Hoe weet je of een migratie van patiëntdata goed gegaan is’). Blijkt in de eerste aanleverronde bijvoorbeeld dat een BSN-nummer niet goed is overgezet, dan wordt dit in een tweede aanleverronde direct hersteld. Radiotherapiegroep bevindt zich nu halverwege het conversieproject; de komende maanden is het vooral ‘finetunen’. Paul: “Het grootste deel zit erop, maar we zijn nog niet klaar. De komende maanden zullen net zo intensief zijn als de voorgaande.” Volgens planning gaat de Radiotherapiegroep in mei 2020 live met HiX 6.2.

Paul Groot (Sr. Migratieconsultant)

Consultant